Regulamin Nominacji na Praktykę w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE

 

§1

Postanowienia początkowe, definicje

1. Międzynarodowy Program Wymiany Akademickiej IAESTE, zwany dalej Programem Wymiany, to projekt realizowany corocznie przez Komitety Narodowe IAESTE z krajów członkowskich. Oparty jest na wymianie studentów celem realizacji zagranicznej praktyki, umożliwiającej zdobywanie praktycznego doświadczenia na uniwersytetach oraz w firmach. Poza tradycyjną stacjonarną formą praktyk dopuszcza się możliwość ich odbywania w formie zdalnej z wykorzystaniem metod i technik komunikacji na odległość.

2. Typy ofert, na które może aplikować kandydat to:

   1. AC (Annual Conference) – największa pula ofert, udostępnianych w okresie luty - kwiecień. Na każdą ofertę nominowany może być tylko 1 kandydat. Zasady nominacji na oferty AC opisano w §5, punkt 1. W przypadku puli ofert AC istnieje podział na pierwszy obieg i drugi obieg ofert praktyk (patrz §1, punkt 3 i 4),
   2. COBE (Continuous Online Based Exchange) – pula ofert udostępnianych i aktualizowanych w okresie całego roku, na które może być nominowany więcej niż jeden kandydat. Zasady nominacji na oferty COBE opisano w §5, punkt 2,
   3. FCFS (First Come First Serve) – pula ofert udostępnianych i aktualizowanych w okresie całego roku, na które może być nominowany tylko jeden kandydat. Liczy się kolejność przesłania nominacji. Zasady nominacji na oferty FCFS opisano w §5, punkt 2.

    

3. Pierwszy obieg ofert praktyk – o nominowaniu kandydata na daną ofertę spośród wszystkich zainteresowanych kandydatów, decyduje Lokalny Koordynator Wymiany w oparciu o ranking (patrz §4) kandydatów zainteresowanych daną ofertą.

4. Drugi obieg ofert praktyk – oferty z puli ofert AC, na które nie został nominowany żaden kandydat w pierwszym obiegu ofert praktyk zostają rozdzielone w drugim obiegu ofert praktyk. W tym etapie o nominacji na daną ofertę decyduje zasada pierwszeństwa. Decydujące jest pierwszeństwo przypisania oferty przez Lokalnego Koordynatora Wymiany w systemie exchange.iaeste.pl.

5. Kandydat – student lub absolwent polskiej uczelni wyższej ubiegający się o staż w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE. Warunki, jakie musi spełniać kandydat, opisane są w §3.

6. Komitet Lokalny (KL) – jednostka terenowa Stowarzyszenia IAESTE Polska działająca przy uczelni wyższej, będąca jego przedstawicielstwem.

7. Koordynator Wymiany (KW) – osoba wyznaczona przez Zarząd Stowarzyszenia IAESTE Polska do koordynacji Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE w Polsce.

8. Lokalny Koordynator Wymiany (LKW) – osoba wyznaczona przez Zarząd Komitetu Lokalnego do koordynowania Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE w danym Komitecie Lokalnym.

9. Aplikacja - zgłoszenie się do udziału w Programie Wymiany i przygotowanie kompletu dokumentów nominacyjnych.

10. Nominacja:

    1. otrzymanie nominacji - przypisanie kandydatowi oferty w systemie exchange.iaeste.pl,
    2. przesłanie nominacji - przekazanie w sposób wyznaczony przez jednostkę terenową IAESTE Polska kompletu poprawnie wypełnionych przez kandydata dokumentów.

     

11. Akceptacja – otrzymanie dokumentów potwierdzających przyjęcie na praktyki od Komitetu Narodowego kraju, do którego została przesłana nominacja.

12. Opłata

    1. aplikacyjna (manipulacyjna) – bezzwrotna, pozwala na dostęp do możliwości aplikacji na wszystkie typy ofert praktyk. Opłata aplikacyjna ważna jest rok od zaksięgowania wpłaty przez system bankowy lub do momentu otrzymania akceptacji, w zależności co nastąpi pierwsze,
    2. akceptacyjna - podlegająca zwrotowi na zasadach opisanych w §8.

     

 

§2

Obowiązki kandydata na wyjazd w ramach Programu Wymiany Akademickiej IAESTE

Osoba ubiegająca się o wyjazd na praktykę IAESTE musi:

1. zgłosić swoją kandydaturę w Komitecie Lokalnym IAESTE Polska (patrz §3),
2. wziąć udział w rankingu osób ubiegających się o praktykę (patrz §4),
3. spełniać zasady nominacji na praktykę (patrz §5),
4. dostarczyć komplet wymaganych dokumentów i zaświadczeń (patrz §6),
5. przestrzegać obowiązków oraz ograniczeń studenta nominowanego (patrz §7).

 

§3

Warunki kandydowania

1. Kandydat musi posiadać status studenta lub absolwenta (do roku czasu od momentu ukończenia studiów) dowolnej polskiej uczelni wyższej w dowolnym trybie studiów - chyba, że szczegółowe wymagania oferty stanowią inaczej.

2. Zgłosić swoją kandydaturę w Komitecie Lokalnym. W przypadku, gdy takowy działa przy uczelni jest on wyborem docelowym, w przeciwnym wypadku kandydaturę można zgłosić w dowolnym Komitecie Lokalnym IAESTE Polska. Decyzję o dopuszczeniu studenta do aplikacji podejmuje Lokalny Koordynator Wymiany. Może on też podjąć decyzję o rekomendacji, żeby aplikować w Komitecie Lokalnym zlokalizowanym najbliżej od uczelni kandydującego.

3. Postępować według zasad i wartości IAESTE: Trust, Growth, Friendship, Diversity ogólnie przyjętych w Stowarzyszeniu IAESTE Polska, a także obowiązujących w Komitecie Lokalnym. Nieprzestrzeganie regulacji może skutkować eliminacją z uczestnictwa w Programie Wymiany.

 

§4

Kryteria brane pod uwagę podczas tworzenia rankingu osób kandydujących

1. Podczas tworzenia rankingu osób ubiegających się o praktykę w ramach Programu Wymiany IAESTE brane są pod uwagę następujące kryteria:

   1. średnia ocen z co najmniej dwóch ostatnich semestrów studiów,
   2. znajomość wybranego języka obcego,
   3. punkty przyznawane za działalność na rzecz organizacji IAESTE,
   4. dodatkowe kryteria określone przez Komitet Lokalny w wewnętrznym regulaminie nominacji.

    

2. Wagę poszczególnych kryteriów ustala Komitet Lokalny IAESTE Polska, ale kryteria określone w §4.1 a) - c) nie mogą zostać pominięte.

 

§5

Zasady nominacji

1. Nominację na praktykę w ramach puli ofert AC otrzymuje osoba, która:

   1. spełnia warunki kandydowania na praktykę opisanych w §3;
   2. posiada konto w panelu studenta w systemie exchange.iaeste.pl,
   3. spełnia wymagania przedstawione przez pracodawcę na formularzu oferty praktyki, na którą aplikuje kandydat,
   4. jest najwyżej plasowana w rankingu (patrz §4) spośród osób ubiegających się o daną praktykę w pierwszym obiegu ofert praktyk, lub została nominowana na ofertę zgodnie z zasadą pierwszeństwa w drugim obiegu ofert praktyk,
   5. czas od momentu zgłoszenia kandydata do przesłania kompletnej nominacji to maksymalnie 5 dni roboczych. Przesłanie dokumentów musi nastąpić w wyznaczony przez Komitet Lokalny sposób, nie później niż dobę przed terminem składania nominacji,
   6. o tym, czy osoba nominowana na praktykę spełnia wymagania stawiane przez pracodawcę decyduje Lokalny Koordynator Wymiany lub osoba przez niego wyznaczona,
   7. data rozpoczęcia drugiego obiegu ofert praktyk jest ustalana i ogłaszana przez Koordynatora Wymiany z odpowiednim wyprzedzeniem,
   8. w przypadku ofert przyznawanych w drugim obiegu ofert praktyk zasady definiowane są przed jego rozpoczęciem (nie później niż 7 dni roboczych przed jego rozpoczęciem).

    

2. Nominację na praktykę FCFS/COBE otrzymuje osoba, która:

   1. spełnia warunki kandydowania na praktykę opisanych w §3,
   2. posiada konto w panelu studenta w systemie exchange.iaeste.pl,
   3. potwierdzi dostępność konkretnej oferty z Komitetem Lokalnym, aby móc składać nominację,
   4. spełnia wymagania przedstawione przez pracodawcę na formularzu oferty praktyki,
   5. jest najwyżej plasowana w rankingu (patrz §4) spośród osób ubiegających się o daną praktykę,
   6. czas od momentu zgłoszenia do przesłania kompletnej nominacji to maksymalnie 3 dni robocze. Przesłanie musi odbyć się w wyznaczony przez jednostkę terenową IAESTE Polska sposób, ale nie później niż dobę przed terminem składania nominacji zawartym na ofercie,
   7. o tym, czy osoba nominowana na praktykę spełnia wymagania stawiane przez pracodawcę decyduje Lokalny Koordynator Wymiany lub osoba przez niego wyznaczona.

    

3. Dodatkowe możliwości wyjazdu na praktykę IAESTE Polska:

   1. praktyki rezerwowane - student znajduje praktykę na własną rękę. Oferta wystawiona jest przez pracodawcę z zagranicy dla konkretnego studenta w Polsce. W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących powyższych możliwości wyjazdu, należy zgłosić się do Lokalnego Koordynatora Wymiany. Za praktykę rezerwowaną, student uiszcza opłatę aplikacyjną oraz podwójną stawkę opłaty akceptacyjnej.

    

 

§6

Dokumenty wymagane od kandydata

1. Osoba nominowana ma obowiązek dostarczyć:

   1. formularz „Student Nominated” (SN), według wzoru IAESTE,
   2. aktualne CV,
   3. list motywacyjny - „Cover Letter”,
   4. dokument potwierdzający znajomość języka (-ów) obcego (-ych) wymaganego (-ych) na ofercie, wg wzoru IAESTE,
   5. listę przedmiotów „List of Subjects”, wg wzoru IAESTE,
   6. oświadczenie dla IAESTE Polska o zapoznaniu się z zasadami udziału w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE wg wzoru zamieszczonego na stronie: iaeste.pl/statement,
   7. dowód wpłaty opłaty aplikacyjnej (application fee),
   8. w przypadku uzyskania akceptacji dowód wpłaty opłaty akceptacyjnej zgodnie z listą obowiązujących stawek iaeste.pl/płatności student dostarcza po uzyskaniu dokumentów akceptacyjnych,
   9. inne dokumenty wymagane w ofercie praktyki i/lub wymagane przez kraj wystawiający ofertę,
   10. inne dokumenty potwierdzające dodatkowe kwalifikacje kandydata.

    

2. Obowiązkowym jest używanie standardowych formularzy IAESTE oraz wypełnianie ich komputerowo. Wymagane są również podpisy własnoręczne w wyznaczonych miejscach. Formularze dostępne są na stronie www.iaeste.pl/documents.

 

§7

Obowiązki oraz ograniczenia kandydata

1. W momencie aplikacji kandydat ma obowiązek:

   1. zapoznać się z Oświadczeniem dla IAESTE Polska (iaeste.pl/statement), Regulaminem Nominacji na Praktykę w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE Polska i Regulaminem Nominacji Komitetu Lokalnego IAESTE Polska dotyczącym Programu Wymiany (jeżeli takowy istnieje) oraz stosowania się do nich. Regulamin Nominacji na Praktykę IAESTE Polska oraz Regulaminy Nominacji Komitetów Lokalnych znajdują się na stronie IAESTE Polska pod linkiem iaeste.pl/nomination-rules,
   2. uiścić opłatę aplikacyjną,
   3. w przypadku uzyskania akceptacji, uiścić opłatę akceptacyjną zgodnie z listą obowiązujących stawek iaeste.pl/płatności po uzyskaniu dokumentów akceptacyjnych w systemie exchange.iaeste.pl lub/i iaeste.net.

    

2. Dopuszcza się nominowanie tego samego kandydata na więcej niż jedną ofertę, jednak terminy odbywania praktyk nie mogą się pokrywać.

3. Jedynym organem uprawnionym do kontaktowania się z pracodawcą oraz innymi krajami IAESTE w procesie nominacji przed otrzymaniem dokumentu potwierdzającego akceptację (zgodnie z definicją w §1) w systemie exchange.iaeste.pl jest Koordynator Wymiany Stowarzyszenia IAESTE Polska.

4. Kontakt z pracodawcą lub innym krajem IAESTE z inicjatywy studenta może nastąpić dopiero po uzyskaniu przez niego dokumentu potwierdzającego akceptację ze strony IAESTE Polska za pośrednictwem systemu exchange.iaeste.pl. Wcześniejsze próby kontaktu z pracodawcą ze strony studenta są zabronione i mogą być podstawą do odrzucenia kandydata.

5. Jedynym oficjalnym kanałem przesyłania dokumentów nominacyjnych jest system exchange.iaeste.pl i/lub oraz iaeste.net.

6. Opłata aplikacyjna jest stała (jej kwota nie zmienia się w zależności od kolejnych aplikacji na praktyki).

7. Na praktykę IAESTE student nie powinien wyjechać więcej niż 3 razy. W przypadku wyjazdu na praktykę po raz drugi i trzeci student zobowiązany jest uiścić odpowiednio 200% oraz 300% obowiązującej stawki opłaty akceptacyjnej. Analogicznie w przypadku kolejnych wyjazdów opłata akceptacyjna rośnie w sposób liniowy. Decyzję o dopuszczeniu na praktykę po raz 4 i kolejne podejmuje Lokalny Koordynator Wymiany.

8. Powinnością studenta jest dostarczyć Trainee’s Report (wg wzoru IAESTE) w terminie nie później niż do 30 dni po zakończeniu praktyki poprzez formularz dostępny na stronie iaeste.net na indywidualnym koncie studenta.

 

§8

Prawa kandydata

1. Każdy student spełniający wymagania opisane w §2 ma prawo zgłosić swoją kandydaturę oraz wziąć udział w rankingu osób kandydujących na praktykę.

2. Ranking przeprowadzany jest w sposób jawny – każda osoba biorąca w nim udział ma prawo do jego wglądu.

3. Jeżeli w procesie aplikowania zaistniały przesłanki mogące świadczyć o nieścisłościach z Regulaminem Nominacji na praktyki lub/oraz regulaminem Komitetu Lokalnego IAESTE Polska, kandydat ma prawo do odwołania się od decyzji Komitetu Lokalnego do Zarządu IAESTE Polska.

4. W sytuacjach szczególnych, na wniosek studenta i decyzją Koordynatora Wymiany, dopuszcza się wydłużenie ważności opłaty aplikacyjnej. Sytuacje te muszą być uzasadnione i udokumentowane.

5. Zwrot części lub całości opłat poniesionych na rzecz IAESTE Polska (z wyłączeniem opłaty manipulacyjnej (aplikacyjnej)) następuje w przypadku:

   1. odrzucenia nominacji studenta przez pracodawcę (nie z winy aplikującego) lub anulowania oferty praktyki,
   2. rezygnacji z praktyki z powodu nieotrzymania informacji o akceptacji na mniej niż czternaście dni od daty rozpoczęcia praktyki,
   3. sytuacji szczególnej pod warunkiem pozytywnego rozpatrzenia podania o zwrot.

    

6. Osoba ubiegająca się o zwrot kosztów ma obowiązek:

   1. w przypadkach z pkt. 5. a) i b) – zwrócić się z prośbą o zwrot zawierającą dane do przelewu do Lokalnego Koordynatora Wymiany w terminie 60 dni od daty planowanego rozpoczęcia praktyki, na którą aplikowała,
   2. w przypadku z pkt. 5. c) – złożyć podanie o zwrot do Zarządu IAESTE Polska na adres mailowy w terminie do 60 dni od daty planowanego rozpoczęcia praktyki, na którą aplikowała,

    

7. Zwrot kosztów wykonywany jest w terminie:

   1. w przypadkach z pkt. 5. a) i b) – przy spełnieniu warunku z pkt. 6. a) – 30 dni od daty wpłynięcia prośby o zwrot,
   2. w przypadku z pkt. 5. c) – przy spełnieniu warunku z pkt. 6. b) – 30 dni od daty wpłynięcia podania o zwrot pod warunkiem pozytywnego rozpatrzenia podania przez Zarząd IAESTE Polska.

    

8. Koszty za praktykę nie zostają zwracane, gdy:

   1. student zrezygnował z praktyki po wysłaniu dokumentów nominacyjnych przed otrzymaniem akceptacji (zgodnie z definicją w §1) w systemie exchange.iaeste.pl,
   2. student zrezygnował z praktyki po wysłaniu dokumentów nominacyjnych po otrzymaniu akceptacji w systemie exchange.iaeste.pl,
   3. odrzucenie nominacji studenta przez pracodawcę nastąpiło z powodu niespełnienia wymagań oferty, ukrywania lub przedstawiania nieprawdziwych danych w dokumentach,
   4. student nie stosował się do zasad nominacyjnych panujących w Stowarzyszeniu IAESTE Polska i/lub Komitecie Lokalnym IAESTE Polska.

    

 

§9

Postanowienia końcowe

1. Niniejszy regulamin obowiązuje we wszystkich Komitetach Lokalnych IAESTE Polska.

2. Komitety Lokalne mają prawo do stworzenia własnego regulaminu nominacji rozszerzającego niniejszy regulamin. Powstałe regulaminy nie mogą być sprzeczne z niniejszym regulaminem, gdyż pełni on rolę nadrzędną.

3. Egzekwowanie Regulaminu Nominacji na Praktyki IAESTE Polska należy do zadań Komitetów Lokalnych IAESTE Polska.

4. W sytuacjach konfliktowych (spornych) dotyczących treści niniejszego regulaminu Koordynator Wymiany Stowarzyszenia IAESTE Polska zastrzega sobie prawo do ich rozstrzygnięcia.

5. Dane osobowe kandydata są przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności Stowarzyszenia IAESTE Polska.

6. W przypadkach nieuregulowanych niniejszym dokumentem, głos decydujący należy do Zarządu Stowarzyszenia IAESTE Polska.

 

Obowiązuje od dnia 01.11.2022 r.