Regulamin Nominacji na Praktykę w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE
§1
Postanowienia początkowe, definicje
- Międzynarodowy Program Wymiany Akademickiej IAESTE, zwany dalej Programem Wymiany to projekt realizowany corocznie przez Komitety Narodowe IAESTE z krajów członkowskich. Oparty jest na wymianie studentów celem realizacji zagranicznej praktyki, umożliwiającej zdobywanie praktycznego doświadczenia na uniwersytetach oraz w firmach.
- Typy ofert, na które może aplikować kandydat to:
a) AC (Annual Conference) - największa pula ofert, udostępnianych w okresie luty - marzec. Na każdą ofertę nominowany może być tylko 1 kandydat. Zasady nominacji na oferty AC opisano w §5, punkt 1. W przypadku puli ofert AC istnieje podział na pierwszy obieg i drugi obieg ofert praktyk (patrz §1, punkt 3 i 4);
b) COBE (Continuous Online Based Exchange) - pula ofert udostępnianych i aktualizowanych w okresie całego roku, na które może być nominowany więcej niż jeden kandydat. Zasady nominacji na oferty COBE opisano w §5, punkt 3;
c) FCFS (First Come First Serve) - pula ofert udostępnianych i aktualizowanych w okresie całego roku, na które może być nominowany tylko jeden kandydat. Liczy się kolejność przesłania nominacji. Zasady nominacji na oferty FCFS opisano w §5, punkt 2
- Pierwszy obieg ofert praktyk – o nominowaniu kandydata na daną ofertę spośród wszystkich zainteresowanych kandydatów, decyduje Lokalny Koordynator Wymiany w oparciu o ranking (patrz §4) kandydatów zainteresowanych daną ofertą.
- Drugi obieg ofert praktyk – oferty z puli ofert AC na które nie został nominowany żaden kandydat w pierwszym obiegu ofert praktyk zostają rozdzielone w drugim obiegu ofert praktyk. W tym etapie o nominacji na daną ofertę kandydata zainteresowanego ofertą decyduje zasada pierwszeństwa. Decydujące jest pierwszeństwo przypisania oferty przez Lokalnego Koordynatora Wymiany w systemie exchange.iaeste.pl.
- Kandydat – student lub absolwent polskiej uczelni wyższej ubiegający się o staż w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE. Warunki, jakie musi spełniać kandydat, opisane są w §3.
- Komitet Lokalny (KL) – jednostka terenowa Stowarzyszenia IAESTE Polska działająca przy uczelni wyższej, będąca jego przedstawicielstwem.
- Koordynator Wymiany (KW) – osoba wyznaczona przez Zarząd Stowarzyszenia IAESTE Polska do koordynacji Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE w Polsce.
- Lokalny Koordynator Wymiany (LKW) – osoba wyznaczona przez Zarząd Komitetu Lokalnego do koordynowania Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE w danym Komitecie Lokalnym.
- Aplikacja - zgłoszenie się do udziału w Programie Wymiany i przygotowanie kompletu dokumentów nominacyjnych
- Nominacja:
a) otrzymanie nominacji - przypisanie kandydatowi oferty w systemie exchange.iaeste.pl;
b) przesłanie nominacji - przekazanie w sposób wyznaczony przez jednostkę terenową IAESTE Polska kompletu poprawnie wypełnionych przez kandydata dokumentów
§2
Obowiązki kandydata na wyjazd w ramach Programu Wymiany Akademickiej IAESTE
Osoba ubiegająca się o wyjazd na praktykę IAESTE musi:
- zgłosić swoją kandydaturę w Komitecie Lokalnym IAESTE Polska (patrz §3),
- wziąć udział w rankingu osób ubiegających się o praktykę (patrz §4),
- spełniać zasady nominacji na praktykę (patrz §5),
- dostarczyć komplet wymaganych dokumentów i zaświadczeń (patrz §6),
- przestrzegać obowiązków oraz ograniczeń studenta nominowanego (patrz §7).
§3
Warunki kandydowania
- Kandydat musi posiadać status studenta lub absolwenta (do roku czasu od momentu ukończenia studiów) dowolnej polskiej uczelni wyższej w dowolnym trybie studiów - chyba, że szczegółowe wymagania oferty stanowią inaczej.
- Zgłosić swoją kandydaturę we właściwym Komitecie Lokalnym. W przypadku, gdy takowy działa przy uczelni jest on wyborem docelowym, w przeciwnym wypadku kandydaturę można zgłosić w dowolnym Komitecie Lokalnym IAESTE Polska. Decyzję o dopuszczeniu studenta do aplikacji podejmuje Lokalny Koordynator Wymiany. Może on też podjąć decyzję o rekomendacji, żeby aplikować w Komitecie Lokalnym najbliżej zlokalizowanym od uczelni kandydującego.
- Postępować według zasad obowiązujących w Stowarzyszeniu IAESTE Polska, a także obowiązujących w Komitecie Lokalnym. Nieprzestrzeganie regulacji może skutkować eliminacją z uczestnictwa w programie wymiany IAESTE.
§4
Kryteria brane pod uwagę podczas tworzenia rankingu osób kandydujących
- Podczas tworzenia rankingu osób ubiegających się o praktykę w ramach programu wymiany IAESTE brane są pod uwagę następujące kryteria:
a) średnia ocen z co najmniej dwóch ostatnich semestrów studiów,
b) znajomość wybranego języka obcego,
c) punkty przyznawane za działalność na rzecz organizacji IAESTE,
d) dodatkowe kryteria określone przez Komitet Lokalny w wewnętrznym regulaminie nominacji.
- Wagę poszczególnych kryteriów ustala Komitet Lokalny IAESTE Polska, ale kryteria określone w §4.1 a) - c) nie mogą zostać pominięte.
§5
Zasady nominacji
- Nominację na praktykę w ramach puli ofert AC otrzymuje osoba, która:
a) spełnia warunki kandydowania na praktykę opisanych w §3,
b) posiada konto w panelu studenta w systemie exchange.iaeste.pl,
c) spełnia wymagania przedstawione przez pracodawcę na formularzu oferty praktyki, na którą aplikuje kandydat,
d) jest najwyżej plasowana w rankingu (patrz §4) spośród osób ubiegających się o daną praktykę w pierwszym obiegu ofert praktyk, lub została nominowana na ofertę zgodnie z zasadą pierwszeństwa w drugim obiegu ofert praktyk,
e) czas od momentu zgłoszenia kandydata do przesłania kompletnej nominacji to 5 dni roboczych. Przesłanie dokumentów musi nastąpić w wyznaczony przez jednostkę terenową IAESTE Polska sposób, nie później niż dobę przed terminem składania nominacji,
f) o tym, czy osoba nominowana na praktykę spełnia wymagania stawiane przez pracodawcę decyduje Lokalny Koordynator Wymiany lub osoba przez niego wyznaczona,
g) data rozpoczęcia drugiego obiegu ofert praktyk jest ustalana i ogłaszana przez Koordynatora Wymiany z odpowiednim wyprzedzeniem,
h) w przypadku ofert przyznawanych w drugim obiegu ofert praktyk zasady definiowane są przed jego rozpoczęciem (nie później niż 7 dni roboczych przed jego rozpoczęciem).
- Nominację na praktykę FCFS otrzymuje osoba, która:
a) spełnia warunki kandydowania na praktykę opisane w §3,
b) posiada konto w panelu studenta w systemie exchange.iaeste.pl,
c) potwierdzi dostępność konkretnej oferty z Komitetem Lokalnym, aby móc składać nominację,
d) spełnia wymagania przedstawione przez pracodawcę na formularzu oferty praktyki,
e) jest najwyżej plasowana w rankingu (patrz §4) spośród osób ubiegających się o daną praktykę,
f) czas od momentu zgłoszenia do przesłania kompletnej nominacji to 3 dni robocze. Przesłanie dokumentów musi odbyć się w wyznaczony przez jednostkę terenową IAESTE Polska sposób, ale nie później niż dobę przed terminem składania nominacji zawartym na ofercie,
g) o tym, czy osoba nominowana na praktykę spełnia wymagania stawiane przez pracodawcę decyduje Lokalny Koordynator Wymiany lub osoba przez niego wyznaczona i jego decyzja jest ostateczna.
- Nominację na praktykę COBE otrzymuje osoba, która:
a) spełnia warunki kandydowania na praktykę opisanych w §3,
b) posiada konto w panelu studenta w systemie exchange.iaeste.pl,
c) spełnia wymagania przedstawione przez pracodawcę na formularzu oferty praktyki,
d) jest najwyżej plasowana w rankingu (patrz §4) spośród osób ubiegających się o daną praktykę w pierwszym obiegu,
e) czas od momentu zgłoszenia do przesłania kompletnej nominacji to 3 dni robocze. Przesłanie musi odbyć się w wyznaczony przez jednostkę terenową IAESTE Polska sposób, ale nie później niż dobę przed terminem składania nominacji zawartym na ofercie,
f) o tym, czy osoba nominowana na praktykę spełnia wymagania stawiane przez pracodawcę decyduje Lokalny Koordynator Wymiany lub osoba przez niego wyznaczona i jego decyzja jest ostateczna.
- Dodatkowe możliwości wyjazdu na praktykę IAESTE Polska:
a) praktyki rezerwowane - student znajduje praktykę na własną rękę. Oferta wystawiona jest przez pracodawcę z zagranicy dla konkretnego studenta w Polsce. W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących powyższych możliwości wyjazdu, należy zgłosić się do Lokalnego Koordynatora Wymiany.
§6
Dokumenty wymagane od kandydata
- Osoba nominowana ma obowiązek dostarczyć:
a) formularz „Student Nominated” (SN), według wzoru IAESTE,
b) aktualne CV,
c) list motywacyjny - „Cover Letter”,
d) dokument potwierdzający znajomość języka obcego, wg wzoru IAESTE,
e) listę przedmiotów „List of Subjects”, wg wzoru IAESTE,
f) oświadczenie dla IAESTE Polska o zapoznaniu się z zasadami naboru na praktykę z programu IAESTE, wg wzoru IAESTE:
- Załącznik 1: oświadczenie dla ofert AC;
- Załącznik nr 2: oświadczenie dla ofert typu FCFS/COBE,
g) w przypadku ofert AC dowód wpłaty za praktykę według obowiązujących stawek (Załącznik nr 3). Dla ofert FCFS i COBE dowód wpłaty student dostarcza po uzyskaniu dokumentów akceptacyjnych,
h) inne dokumenty wymagane w ofercie praktyki,
i) inne dokumenty potwierdzające dodatkowe kwalifikacje kandydata.
- Obowiązkowym jest używanie standardowych formularzy IAESTE oraz wypełnianie ich komputerowo. Wymagane są również podpisy własnoręczne w wyznaczonych miejscach.
§7
Obowiązki oraz ograniczenia kandydata
- W momencie aplikacji kandydat ma obowiązek zapoznać się z Oświadczeniem dla IAESTE Polska, Regulaminem Nominacji na Praktykę w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE Polska i Regulaminem Komitetu Lokalnego IAESTE Polska dotyczącym Programu Wymiany (jeżeli takowy istnieje) oraz stosowania się do nich.
- Jedynym organem uprawnionym do kontaktowania się z pracodawcą oraz innymi krajami IAESTE w procesie nominacji przed otrzymaniem dokumentu potwierdzającego akceptację jest Koordynator Wymiany Stowarzyszenia IAESTE Polska.
- Kontakt z pracodawcą lub innym krajem IAESTE z inicjatywy studenta może nastąpić dopiero po uzyskaniu przez niego dokumentu potwierdzającego akceptację ze strony IAESTE Polska za pośrednictwem systemu exchange.iaeste.pl. Wcześniejsze próby kontaktu z pracodawcą ze strony studenta są zabronione i mogą być podstawą do odrzucenia kandydata.
- Jedynym oficjalnym kanałem przesyłania dokumentów nominacyjnych jest system exchange.iaeste.pl.
- Na praktykę IAESTE student nie powinien wyjechać więcej niż 3 razy. W przypadku wyjazdu na praktykę po raz drugi i trzeci student zobowiązany jest uiścić odpowiednio 200% oraz 300% obowiązującej stawki. Analogicznie w przypadku kolejnych wyjazdów opłata rośnie w sposób liniowy. Decyzję o dopuszczeniu na praktykę po raz 4 i kolejne podejmuje Lokalny Koordynator Wymiany.
- Powinnością studenta jest dostarczyć Trainee’s Report (wg wzoru IAESTE) w terminie nie później niż do 30 dni po zakończeniu praktyki.
§8
Prawa kandydata
- Każdy student spełniający wymagania opisane w §2 ma prawo zgłosić swoją kandydaturę oraz wziąć udział w rankingu osób kandydujących na praktykę.
- Ranking przeprowadzany jest w sposób jawny – każda osoba biorąca w nim udział ma prawo do jego wglądu.
- Jeżeli w nominacji zaistniały przesłanki mogące świadczyć o nieścisłościach z Regulaminem Nominacji na praktyki lub/oraz regulaminem Komitetu Lokalnego IAESTE Polska, kandydat ma prawo do odwołania się od decyzji Komitetu Lokalnego do Zarządu IAESTE Polska.
- Zwrot opłat poniesionych na rzecz IAESTE Polska (za potrąceniem opłaty manipulacyjnej w wysokości 100 zł) następuje w przypadku:
a. odrzucenia nominacji studenta przez pracodawcę (nie z winy aplikującego) lub anulowania oferty praktyki;
b. rezygnacji z praktyki z powodu nieotrzymania informacji o akceptacji na mniej niż czternaście dni od daty rozpoczęcia praktyki;
c. sytuacji szczególnej pod warunkiem pozytywnego rozpatrzenia podania o zwrot.
- Osoba ubiegająca się o zwrot kosztów ma obowiązek:
a. w przypadkach z pkt. 4. a) i b) – zwrócić się z prośbą o zwrot zawierającą dane do przelewu do Lokalnego Koordynatora Wymiany w terminie 60 dni od daty planowanego rozpoczęcia praktyki, na którą aplikowała;
b. w przypadku z pkt. 4. c) – złożyć podanie o zwrot do Zarządu IAESTE Polska na adres w terminie do 60 dni od daty planowanego rozpoczęcia praktyki, na którą aplikowała;
- Zwrot kosztów wykonywany jest w terminie:
a. w przypadkach z pkt. 4. a) i b) – przy spełnieniu warunku z pkt. 5. a) – 30 dni od daty wpłynięcia prośby o zwrot;
b. w przypadku z pkt. 4. c) – przy spełnieniu warunku z pkt. 5. b) – 30 dni od daty wpłynięcia podania o zwrot pod warunkiem pozytywnego rozpatrzenia podania przez Zarząd IAESTE Polska.
- Koszty za praktykę nie zostają zwracane, gdy:
a. student zrezygnował z praktyki po wysłaniu dokumentów nominacyjnych przed otrzymaniem akceptacji;
b. student zrezygnował z praktyki po wysłaniu dokumentów nominacyjnych po otrzymaniu akceptacji;
c. odrzucenie nominacji studenta przez pracodawcę nastąpiło z powodu niespełnienia wymagań oferty, ukrywania lub przedstawiania nieprawdziwych danych w dokumentach;
d. student nie stosował się do zasad nominacyjnych panujących w Stowarzyszeniu IAESTE Polska i/lub Komitecie Lokalnym IAESTE Polska.
§9
Postanowienia końcowe
- Niniejszy regulamin obowiązuje we wszystkich Komitetach Lokalnych IAESTE Polska.
- Komitety Lokalne mają prawo do stworzenia własnego regulaminu nominacji rozszerzającego niniejszy regulamin. Powstałe regulaminy nie mogą być sprzeczne z niniejszym regulaminem, gdyż pełni on rolę nadrzędną.
- Egzekwowanie Regulaminu Nominacji na Praktyki IAESTE Polska należy do zadań Komitetów Lokalnych IAESTE Polska.
- W sytuacjach konfliktowych (spornych) dotyczących treści niniejszego regulaminu Koordynator Wymiany Stowarzyszenia IAESTE Polska zastrzega sobie prawo do ich rozwiązywania w trybie arbitrażowym.
- Dane osobowe kandydata są przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności Stowarzyszenia IAESTE Polska.
- W przypadkach nieuregulowanych niniejszym dokumentem, głos decydujący należy do Zarządu Stowarzyszenia IAESTE Polska.
Obowiązuje od dnia 25.09.2020 r