Dodatkowe zasady obowiązujące studentów aplikujących przez następujące komitety lokalne:

 

• Politechnika Krakowska

 

Regulamin Nominacji na Praktykę w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE

 

§1

Postanowienia początkowe, definicje

1. Międzynarodowy Program Wymiany Akademickiej IAESTE, zwany dalej Programem Wymiany, to projekt realizowany corocznie przez Komitety Narodowe IAESTE z krajów członkowskich. Oparty jest na wymianie studentów celem realizacji zagranicznej praktyki (dalej: Praktyka), umożliwiającej zdobywanie praktycznego doświadczenia na uniwersytetach oraz w firmach. Poza tradycyjną stacjonarną formą praktyk dopuszcza się możliwość ich odbywania w formie zdalnej z wykorzystaniem metod i technik komunikacji na odległość.
2. Typy ofert (dalej: Oferty), na które może aplikować kandydat to:
   1. Exchange Internships – największa pula Ofert, udostępnianych w okresie luty - kwiecień. Na każdą ofertę nominowany może być tylko jeden kandydat. Zasady nominacji na oferty Exchange Internships opisano w §5. W przypadku puli ofert Exchange Internships istnieje podział na pierwszy obieg i drugi obieg ofert praktyk (patrz §1, punkt 3 i 4).
   2. Global Internships – pula Ofert udostępnianych i aktualizowanych w okresie całego roku, na które może być nominowany jeden kandydat z ramienia IAESTE Polska przy równoczesnych kandydaturach z innych krajów. Zasady nominacji na oferty Global Internships opisano w §6 punkt.
   3. Reserved Intenships – student samodzielnie znajduje praktykę. Oferta wystawiona jest przez pracodawcę z zagranicy dla konkretnego studenta w Polsce. W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących tej możliwości wyjazdu, należy zgłosić się do Lokalnego Koordynatora Wymiany. Za Reserved Intenships student uiszcza opłatę aplikacyjną oraz podwójną stawkę opłaty akceptacyjnej.
3. Pierwszy Obieg Ofert Praktyk – o nominowaniu kandydata na daną ofertę z puli ofert Exchange Internships spośród wszystkich zainteresowanych kandydatów, decyduje Lokalny Koordynator Wymiany w oparciu o klasyfikację (patrz §4) kandydatów zainteresowanych daną ofertą.
4. Drugi obieg ofert praktyk – oferty z puli ofert Exchange Internships, na które nie został nominowany żaden kandydat w pierwszym obiegu ofert praktyk zostają rozdzielone w drugim obiegu ofert praktyk. W tym etapie o nominacji na daną ofertę decyduje zasada pierwszeństwa. Decydujące jest pierwszeństwo przypisania oferty przez Lokalnego Koordynatora Wymiany w systemie exchange.iaeste.pl.
5. Kandydat – student lub absolwent polskiej uczelni wyższej ubiegający się o ofertę w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE. Warunki, jakie musi spełniać kandydat, opisane są w §3.
6. Pracodawca – instytucja, uczelnia bądź firma wystawiające Ofertę Praktyki.
7. Komitet Lokalny IAESTE Polska (również jako Komitet Lokalny lub KL) – jednostka terenowa Stowarzyszenia IAESTE Polska działająca przy uczelni wyższej, będąca jego przedstawicielem.
8. Ogólnopolski Zespół Wymiany - zespół koordynujący Międzynarodowy Program Wymiany Akademickiej IAESTE w Polsce, działający pod kierownictwem Koordynatora Wymiany.
9. Koordynator Wymiany (KW) – osoba wyznaczona przez Zarząd Stowarzyszenia IAESTE Polska do koordynacji Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE w Polsce.
10. Lokalny Koordynator Wymiany (LKW) – osoba wyznaczona przez Zarząd Komitetu Lokalnego do koordynowania Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE w danym Komitecie Lokalnym.
11. Aplikacja - zgłoszenie się do udziału w Programie Wymiany i przygotowanie kompletu dokumentów nominacyjnych
12. Nominacja - wewnętrzny sposób procesowania Oferty od momentu aplikacji do momentu przesłania pełnej dokumentacji do instytucji przyjmującej, składa się z dwóch etapów:
    
    1. otrzymanie Nominacji - przypisanie kandydatowi oferty w systemie exchange.iaeste.pl,
    2. przesłanie Nominacji - przekazanie w sposób wyznaczony przez jednostkę terenową IAESTE Polska kompletu poprawnie wypełnionych przez kandydata dokumentów.
13. Akceptacja – otrzymanie dokumentów potwierdzających przyjęcie na praktyki od Komitetu Narodowego kraju, do którego została przesłana Nominacja.
14. Opłata
    1. aplikacyjna– bezzwrotna, pozwala na dostęp do możliwości aplikacji na wszystkie typy Ofert Praktyk. Opłata aplikacyjna ważna jest rok od zaksięgowania wpłaty przez system bankowy lub do momentu otrzymania akceptacji, w zależności co nastąpi pierwsze,
    2. akceptacyjna – opłata uiszczana zgodnie z listą obowiązujących stawek – iaeste.pl/płatności, w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentów akceptacyjnych; podlegająca zwrotowi na zasadach opisanych w §9.
       
       Wysokość Opłat są każdorazowo określane uchwałą Zjazdu Delegatów IAESTE Polska i są dostępne na stronie iaeste.pl/płatności.
       
       
15. Eliminacja z uczestnictwa w Programie Wymiany - utrata prawa do korzystania z praw nominacji na podstawie uiszczonej opłaty aplikacyjnej. Ponowny udział w Programie Wymiany możliwy jest po uiszczeniu kolejnej opłaty aplikacyjnej.

§2

Obowiązki kandydata na wyjazd w ramach Programu Wymiany Akademickiej IAESTE

     Osoba ubiegająca się o wyjazd na praktykę IAESTE musi:

1. zgłosić swoją kandydaturę w Komitecie Lokalnym IAESTE Polska (lub w przypadku, o którym mowa w §3 ust. 1 lit. c Ogólnopolski Zespole Wymiany - patrz §3),
2. wziąć udział w klasyfikacji (dalej: Klasyfikacja) osób ubiegających się o praktykę (patrz §4),
3. spełniać zasady nominacji na praktykę (patrz §5 i §6),
4. dostarczyć komplet wymaganych dokumentów i zaświadczeń (patrz §6),
5. przestrzegać obowiązków oraz ograniczeń studenta nominowanego (patrz §8).

§3

Warunki kandydowania

1. Kandydat musi:
   1. posiadać status studenta lub absolwenta (do roku od momentu ukończenia studiów) dowolnej polskiej uczelni wyższej w dowolnym trybie studiów, chyba, że szczegółowe wymagania oferty stanowią inaczej.
   2. zgłosić swoją kandydaturę w Komitecie Lokalnym. Decyzję o dopuszczeniu kandydata do aplikacji podejmuje Lokalny Koordynator Wymiany,
   3. w przypadku, gdy przy uczelni kandydata działa Komitet Lokalny, to właśnie on jest docelowym miejscem zgłoszenia. W przeciwnym razie kandydaturę należy zgłosić za pośrednictwem formularza aplikacyjnego dostępnego na stronie iaeste.pl/aplikuj lub iaeste.pl/apply. Decyzję o dopuszczeniu kandydata do aplikacji podejmuje Ogólnopolski Zespół Wymiany,
   4. postępować według zasad i wartości IAESTE: Trust, Growth, Friendship, Diversity (dostępnych na stronie www.iaeste.org) ogólnie przyjętych w Regulaminach IAESTE Polska, a także obowiązujących w Komitetach Lokalnych. Nieprzestrzeganie regulacji może skutkować eliminacją z uczestnictwa w Programie Wymiany.

§4

Kryteria brane pod uwagę podczas klasyfikacji osób kandydujących

1. Przy klasyfikacji osób ubiegających się o praktykę w ramach Programu Wymiany brane są pod uwagę następujące kryteria:
   1. średnia ocen z co najmniej dwóch ostatnich semestrów studiów,
   2. znajomość wybranego języka obcego,
   3. punkty przyznawane za działalność na rzecz organizacji IAESTE,
   4. dodatkowe kryteria określone przez Komitet Lokalny w wewnętrznym regulaminie nominacji, jeżeli taki został uchwalony w danym KL. Nie dotyczy nominacji, o której mowa w mowa w §3 ust. 1 lit. c..
2. Wagę poszczególnych kryteriów ustala Komitet Lokalny IAESTE Polska lub Ogólnopolski Zespół Wymiany, w przypadku, o którym mowa w §3 ust. 1 lit. c, ). Kryteria określone w §4.1 a) - c) nie mogą zostać pominięte.

§5

Zasady nominacji w ramach puli ofert Exchange Internships

1. Nominację na praktykę w ramach puli ofert Exchange Internships otrzymuje osoba, która:
   1. spełnia warunki kandydowania na praktykę opisanych w §3,
   2. posiada konto w panelu studenta w systemie exchange.iaeste.pl,
   3. spełnia wymagania przedstawione przez pracodawcę na ofercie praktyki, na którą aplikuje Kandydat,
   4. jest najwyżej sklasyfikowana (patrz §4) spośród osób ubiegających się o daną Praktykę w Pierwszym Obiegu Ofert Praktyk, lub została nominowana na ofertę zgodnie z zasadą pierwszeństwa w Drugim Obiegu Ofert Praktyk.
2. Czas od momentu zgłoszenia Kandydata do przesłania kompletnej Nominacji to maksymalnie 5 dni roboczych. Przesłanie dokumentów musi nastąpić w wyznaczony przez Komitet Lokalny (lub w przypadku, o którym mowa w §3 ust. 1 lit. c Ogólnopolski Zespół Wymiany) sposób, nie później niż dobę przed terminem składania Nominacji.
3. O tym, czy osoba nominowana na Praktykę spełnia wymagania stawiane przez Pracodawcę decyduje Lokalny Koordynator Wymiany (lub w przypadku, o którym mowa w §3 ust. 1 lit. c Ogólnopolski Zespół Wymiany) lub osoba przez niego wyznaczona.
4. Data rozpoczęcia Drugiego Obiegu Ofert Praktyk jest ustalana i ogłaszana przez Koordynatora Wymiany z odpowiednim wyprzedzeniem najpóźniej 31.10 każdego roku. Informacja jest przekazywana Lokalnym Koordynatorom Wymiany oraz jest umieszczana na stronie internetowej iaeste.pl. W przypadku Ofert przyznawanych w Drugim Obiegu Ofert Praktyk zasady definiowane są przed jego rozpoczęciem (nie później niż 7 dni roboczych przed jego rozpoczęciem).

§6

Zasady nominacji w ramach puli ofert Global Internships

1. Nominację na praktykę w ramach puli ofert Global Internships otrzymuje osoba, która:
   1. spełnia warunki kandydowania na praktykę opisanych w §3,
   2. posiada konto w panelu studenta w systemie exchange.iaeste.pl,
   3. potwierdzi dostępność konkretnej oferty z Komitetem Lokalnym (lub w przypadku, o którym mowa w §3 ust. 1 lit. c Ogólnopolskim Zespołem Wymiany - poprzez kontakt mailowy bądź za pomocą formularza dostępnego na stronie www.iaeste.pl), aby móc składać Nominację,
   4. spełnia wymagania przedstawione przez Pracodawcę na Ofercie Praktyki. O tym, czy osoba nominowana na Praktykę spełnia wymagania stawiane przez Pracodawcę decyduje Lokalny Koordynator Wymiany (lub w przypadku, o którym mowa w §3 ust. 1 lit. c Ogólnopolski Zespół Wymiany) lub osoba przez niego wyznaczona,
   5. jest najwyżej plasowana w Klasyfikacji (patrz §4) spośród osób ubiegających się o daną Praktykę.
2. Czas od momentu zgłoszenia do przesłania kompletnej Nominacji to maksymalnie 3 dni robocze. Przesłanie dokumentów musi nastąpić w wyznaczony przez Komitet Lokalny (lub w przypadku, o którym mowa w §3 ust. 1 lit. c Ogólnopolski Zespół Wymiany) sposób, nie później niż dobę przed terminem składania Nominacji.

§7

Dokumenty wymagane od kandydata

1. Osoba nominowana ma obowiązek dostarczyć:
   1. formularz „Student Nominated” (SN), według wzoru IAESTE,
   2. aktualne CV,
   3. list motywacyjny - „Cover Letter”,
   4. dokument potwierdzający znajomość języka (-ów) obcego (-ych) wymaganego (-ych) na ofercie, wg wzoru IAESTE,
   5. listę przedmiotów „List of Subjects”, wg wzoru IAESTE,
   6. oświadczenie dla IAESTE Polska o zapoznaniu się z zasadami udziału w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE wg wzoru zamieszczonego na stronie: iaeste.pl/statement,
   7. dowód wpłaty opłaty aplikacyjnej (application fee),
   8. inne dokumenty wymagane w ofercie praktyki i/lub wymagane przez kraj wystawiający ofertę,
   9. inne dokumenty potwierdzające dodatkowe kwalifikacje kandydata.
2. W przypadku uzyskania Akceptacji:
   1. Kandydat musi dostarczyć dowód wpłaty opłaty akceptacyjnej zgodnie z listą obowiązujących stawek iaeste.pl/płatności w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentów akceptacyjnych,
   2. Kandydat musi dostarczyć dokumenty wymagane przez kraj wystawiający ofertę, w tym:
   • Student Confirmation (zawarte na dokumencie Acceptance Note) w ciągu 5 dni roboczych,
   • Arrival Note na maksymalnie dwa tygodnie przez datą rozpoczęcia praktyki.
3. Obowiązkowym jest używanie standardowych formularzy IAESTE oraz wypełnianie ich komputerowo. Wymagane są również podpisy własnoręczne w wyznaczonych miejscach. Formularze dostępne są na stronie www.iaeste.pl/documents.

§8

Obowiązki oraz ograniczenia kandydata

1. W momencie aplikacji kandydat ma obowiązek:
   1. zapoznać się z Oświadczeniem dla IAESTE Polska (iaeste.pl/statement), Regulaminem Nominacji na Praktykę w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE Polska i Regulaminem Nominacji Komitetu Lokalnego IAESTE Polska dotyczącym Programu Wymiany (jeżeli dotyczy) oraz stosowania się do nich. Regulamin Nominacji na Praktykę IAESTE Polska oraz Regulaminy Nominacji Komitetów Lokalnych znajdują się na stronie IAESTE Polska pod linkiem iaeste.pl/nomination-rules,
   2. uiścić Opłatę aplikacyjną,
   3. w przypadku uzyskania Akceptacji, uiścić Opłatę akceptacyjną w ciągu 5 dni roboczych zgodnie z listą obowiązujących stawek iaeste.pl/płatności po uzyskaniu dokumentów akceptacyjnych w systemie exchange.iaeste.pl lub/i iaeste.net. Nieterminowe uiszczenie opłaty akceptacyjnej wiąże się z naliczaniem odsetek maksymalnych zgodnie z art. 481 Kodeksu Cywilnego.
2. Rezygnacja studenta z Praktyki po uzyskaniu dokumentów akceptacyjnych nie zwalnia z obowiązku uiszczenia Opłaty akceptacyjnej. Student, składając aplikację, potwierdza i przyjmuje do wiadomości powyższą zasadę poprzez złożenie oświadczenia, o którym mowa w §7 ust. 1 lit. f.
3. Dopuszcza się nominowanie tego samego Kandydata na więcej niż jedną ofertę, jednak terminy odbywania praktyk nie mogą się pokrywać.
4. Jedynym podmiotem uprawnionym do kontaktowania się z pracodawcą oraz innymi krajami IAESTE w procesie nominacji przed otrzymaniem dokumentu potwierdzającego Akceptację (zgodnie z definicją w §1) w systemie exchange.iaeste.pl jest Koordynator Wymiany Stowarzyszenia IAESTE Polska.
5. Kontakt z Pracodawcą lub innym krajem IAESTE z inicjatywy studenta może nastąpić dopiero po uzyskaniu przez niego dokumentu potwierdzającego Akceptację ze strony IAESTE Polska za pośrednictwem systemu exchange.iaeste.pl. Wcześniejsze próby kontaktu z Pracodawcą ze strony studenta są zabronione i mogą być podstawą do odrzucenia Kandydata lub eliminacji z uczestnictwa w Programie Wymiany, w tym prawa do korzystania z praw nominacji na podstawie uiszczonej Opłaty aplikacyjnej w przypadku chęci nominacji na inną ofertę w ramach programu.
6. Jedynym oficjalnym kanałem przesyłania dokumentów nominacyjnych jest system exchange.iaeste.pl i/lub oraz iaeste.net.
7. Opłata aplikacyjna jest stała (jej kwota nie zmienia się w zależności od kolejnych aplikacji na praktyki).
8. Student może odbyć maksymalnie trzy praktyki IAESTE. W przypadku akceptacji na praktykę po raz drugi i trzeci student zobowiązany jest uiścić odpowiednio 200% oraz 300% obowiązującej stawki opłaty akceptacyjnej. Analogicznie w przypadku kolejnych wyjazdów opłata akceptacyjna rośnie w sposób liniowy. Decyzję o dopuszczeniu na praktykę po raz czwarty i kolejne podejmuje Lokalny Koordynator Wymiany z Komitetu Lokalnego przez który student przystępuje do programu lub Ogólnopolski Zespół Wymiany w przypadku studentów aplikujących spoza uczelni, na których zlokalizowane są Komitety Lokalne IAESTE Polska.
9. Powinnością studenta jest dostarczyć Trainee’s Report (wg wzoru IAESTE) w terminie nie później niż do 30 dni po zakończeniu praktyki poprzez formularz dostępny na stronie iaeste.net na indywidualnym koncie studenta.

§9

Prawa kandydata

1. Każdy student spełniający wymagania opisane w §2 ma prawo zgłosić swoją kandydaturę oraz wziąć udział w klasyfikacji osób kandydujących na praktykę.
2. Klasyfikacja przeprowadzana jest w sposób jawny – każda osoba biorąca w niej udział ma prawo do jego wglądu.
3. Jeżeli w procesie aplikowania zaistniały przesłanki mogące świadczyć o nieścisłościach z Regulaminem Nominacji na praktyki lub/oraz regulaminem Komitetu Lokalnego IAESTE Polska, Kandydat ma prawo do odwołania się od decyzji Komitetu Lokalnego (lub w przypadku, o którym mowa w §3 ust. 1 lit. c Ogólnopolskiego Zespółu Wymiany) do Zarządu IAESTE Polska. Zarząd rozpatruje odwołanie w terminie 30 dni od dnia jego złożenia, a decyzja Zarządu jest ostateczna. W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec wydłużeniu.
4. W sytuacjach szczególnych, na wniosek studenta i decyzją Koordynatora Wymiany, dopuszcza się wydłużenie ważności Opłaty aplikacyjnej. Sytuacje te muszą być uzasadnione i udokumentowane. Wniosek powinien wpłynąć do Koordynatora Wymiany za pośrednictwem Lokalnego Koordynatora Wymiany lub Ogólnopolskiego Zespołu Wymiany w przypadku studentów spoza uczelni na których zlokalizowane są Komitety Lokalne maksymalnie 14 dni przed upływem ważności opłaty aplikacyjnej.
5. Zwrot części lub całości opłat poniesionych na rzecz IAESTE Polska (z wyłączeniem Opłaty aplikacyjnej) następuje w przypadku:
   
   1. odrzucenia Nominacji studenta przez Pracodawcę (nie z winy aplikującego) lub anulowania oferty praktyki,
   2. rezygnacji z Praktyki z powodu nieotrzymania informacji o Akceptacji na mniej niż 14 dni od daty rozpoczęcia Praktyki,
   3. sytuacji szczególnej pod warunkiem pozytywnego rozpatrzenia podania o zwrot.
6. Osoba ubiegająca się o zwrot kosztów ma obowiązek:
   1. w przypadkach z pkt. 5. a) i b) – zwrócić się z prośbą o zwrot zawierającą dane do przelewu do Lokalnego Koordynatora Wymiany (lub w przypadku, o którym mowa w §3 ust. 1 lit. c do Ogólnopolskiego Zespołu Wymiany) w terminie 60 dni od daty planowanego rozpoczęcia praktyki, na którą aplikowała,
   2. w przypadku z pkt. 5. c) – złożyć podanie o zwrot do Zarządu IAESTE Polska na adres mailowy w terminie do 60 dni od daty planowanego rozpoczęcia praktyki, na którą aplikowała,
7. Zwrot kosztów wykonywany jest w terminie:
   1. w przypadkach z pkt. 5. a) i b) – przy spełnieniu warunku z pkt. 5. a) – 30 dni od daty wpłynięcia prośby o zwrot,
   2. w przypadku z pkt. 5. c) – przy spełnieniu warunku z pkt. 5. b) – 30 dni od daty wpłynięcia podania o zwrot pod warunkiem pozytywnego rozpatrzenia podania przez Zarząd IAESTE Polska.
8. Koszty za praktykę nie zostają zwracane, gdy:
   1. student zrezygnował z Praktyki po wysłaniu dokumentów nominacyjnych przed otrzymaniem Akceptacji (zgodnie z definicją w §1) w systemie exchange.iaeste.pl,
   2. student zrezygnował z Praktyki po wysłaniu dokumentów nominacyjnych po otrzymaniu Akceptacji w systemie exchange.iaeste.pl,
   3. odrzucenie Nominacji studenta przez Pracodawcę nastąpiło z powodu niespełnienia wymagań Oferty, ukrywania lub przedstawiania nieprawdziwych danych w dokumentach,
   4. student nie stosował się do zasad nominacyjnych obowiązujących w Stowarzyszeniu IAESTE Polska i/lub Komitecie Lokalnym IAESTE Polska.

§10

Postanowienia końcowe

1. Niniejszy regulamin normuje zasady nominacji na Praktyki oferowane w ramach Międzynarodowego Programu Wymiany Akademickiej IAESTE oferowane przez Stowarzyszenie IAESTE Polska.Komitety Lokalne mają prawo do stworzenia własnego regulaminu nominacji rozszerzającego niniejszy regulamin. Powstałe regulaminy nie mogą być sprzeczne z niniejszym regulaminem, gdyż pełni on rolę nadrzędną.
2. Egzekwowanie Regulaminu Nominacji na Praktyki IAESTE Polska należy do zadań Komitetów Lokalnych IAESTE Polska oraz Ogólnopolskiego Zespołu Wymiany.
3. Aktualne informacje dotyczące programu znajdują się pod adresem iaeste.pl.
4. W sytuacjach konfliktowych (spornych) dotyczących treści niniejszego regulaminu Koordynator Wymiany Stowarzyszenia IAESTE Polska zastrzega sobie prawo do ich rozstrzygnięcia i dokonywania wiążącej wykładni regulaminu.
5. Dane osobowe kandydata są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz Polityką Prywatności Stowarzyszenia IAESTE Polska.
6. W przypadkach nieuregulowanych niniejszym dokumentem, głos decydujący należy do Zarządu Stowarzyszenia IAESTE Polska.

 

Obowiązuje od dnia 11.10.2025r.